Praca zdalna obudowana jest wieloma negatywnymi mitami. Mówi się, że jest gorsza jakościowo, mniej efektywna, nie daje możliwości kontrolowania pracowników, jest trudna w rozliczeniu. Teraz jednak to właśnie praca zdalna ratuje sytuację gospodarczą na całym świecie i jest jedynym sposobem na utrzymanie ciągłości działania przedsiębiorstw. Wiele firm i instytucji przenosi się w tryb pracy zdalnej, by poprzez kwarantannę zapobiec rozprzestrzenianiu się koronawirusa (COVID-19).
I słusznie!
Ta zmiana jest trudna zwłaszcza dla tych, którzy wcześniej z pracą zdalną nie mieli nic wspólnego. W Leżę i Pracuję jednak, wiemy wszystko o pracy zdalnej i chcemy się tą wiedzą dzielić!
Home office i kwarantanna – co robimy w ukryciu?
Do tej pory dla wielu osób praca zdalna była synonimem włączonego komputera i… właściwie tyle. Niby ikona aktywności na firmowym komunikatorze świeci się na zielono, ale tak naprawdę w tle dzieje się wszystko, poza pracą: pranie, sprzątanie, gotowanie, trening.
Bo faktycznie nie jest łatwo przenieść się nagle w tryb pracy z domu, jeśli wcześniej zawsze pracowaliśmy w systemie biurowym. W naszym zespole praca zdalna była koniecznością od samego początku. Działamy tak już od 4 lat! Dzięki modelowi funkcjonowania organizacji wprowadziliśmy do naszej pracy wiele ważnych zasad, standardów i… narzędzi. Pomagają nam w zarządzaniu naszych czasem, delegowaniu zadań, zarządzaniu projektami i w utrzymywaniu ciągłego kontaktu.
Praca zdalna – jakie narzędzia Ci pomogą?
Rozwój technologiczny jest tak szybki, że świat niemal każdego dnia proponuje nam nowe narzędzia, oprogramowanie, rozwiązania software i hardware, aplikacje na każdą okazję. Jak wybrać z tego te, które będą faktycznie przydatne? Już nie musisz się nad tym zastanawiać, zrobiliśmy to za Ciebie.
Przez ostatnie 4 lata przetestowaliśmy i odrzuciliśmy bardzo wiele rozwiązań. Dzięki temu w końcu doszliśmy do miejsca, w którym korzystamy z narzędzi optymalnych dla naszej organizacji. Część z nich ma bardzo uniwersalne funkcje: systematyzują pracę, pozwalają na sprawne zarządzanie projektami, usprawniają komunikację. Będą pomocne w pracy mniejszych zespołów, ale sprawdzą się też w większych organizacjach.
Bieżąca komunikacja: Slack
To ten zdrajca, który zawsze podpowie, komu akurat przysnęło się przed komputerem. Kiedy przy imieniu/nicku danej osoby wyświetla się pełne kółeczko, oznacza to, że osoba jest aktywna na Slacku. Kiedy kółeczko jest puste – nieaktywna. Proste!
A tak na poważnie.
Slack to narzędzie bardzo popularne wśród firm IT, agencji reklamowych, firm technologicznych, startupów. To rodzaj rozbudowanego komunikatora, który wyświetla powiadomienia zgodnie z naszymi preferencjami. Na Slacku można tworzyć kanały prywatne i publiczne oraz zapraszać do nich jedynie osoby, których dotyczy dany projekt czy tematyka. Ponadto w konkretnym kanale można oznaczać osoby, do których kierowany jest komunikat lub korzystać z opcji @channel, by powiadomienie dotarło do wszystkich członków kanału.
Slack daje też możliwość tworzenia tajnych kanałów, co pomaga w zachowaniu poufności i kontroli nad dostępem do informacji. Pracownicy nie muszą wiedzieć wszystkiego na temat księgowości czy spraw administracyjnych, a sprawność i szybkość komunikacji zostaje zachowana. Tajne kanały pomagają nam także wybierać urodzinowe prezenty. Na Slacku możemy też pisać do siebie wiadomości prywatne, skierowane bezpośrednio do danej osoby.
Komunikator całkiem nieźle spisuje się też w roli asystenta. Umożliwia ustawianie automatycznych przypomnień czy przypomnień dotyczących konkretnej wiadomości. Ciekawostka – komunikację można urozmaicać dodawaniem gifów. Może nie jest to kluczowa zaleta Slacka, ale jak wiadomo – nic nie wpływa tak dobrze na atmosferę pracy, jak właściwy GIF we właściwym momencie.
Dla nas Slack jest także główym narzędziem do organizowania tzw. calli (telekonferencji) – z ogromną łatwością i szybkością możemy się połączyć i porozmawiać. Można udostępniać ekran i rysować na nim.
Przydatne – zwłaszcza w pracy zdalnej – są też opcje ustawiania statusów. Jeśli chcesz, możesz zawsze ustawić status “Nie przeszkadzać”, kiedy potrzebujesz pracy w skupieniu. Pomocna jest też funkcja wyłączania powiadomień na określony czas. Slack ma to do siebie, że lubi rozpraszać, a niektórych denerwuje ikonka nieodczytanych wiadomości. Dlatego tak ważne, by dostosować wszystkie możliwości tego rozbudowanego komunikatora do własnych preferencji.
My, w Leżę i Pracuję nie mamy możliwości powiedzenia sobie “cześć” wchodząc do biura. Robimy to jednak wirtualnie. Każdy kto właśnie rozpoczyna pracę, pisze na naszym głównym kanale: “Cześć”, “hej”, „siemanko”, a na zakończenie pracy pisze coś na pożegnanie. Drobiazg, a jednak praca z domu staje się znacznie bardziej realna.
Wersja darmowa Slacka jest wystarczająca dla małych organizacji. Działa tak, że po przekroczeniu limitu wiadomości, historia jest usuwana. Trzeba więc pobierać przesyłane pliki, czy zapamiętywać istotne informacje. Z doświadczenia wiem jednak, że historia znika raz na jakiś czas, a Slack wciąż spełnia swoją funkcję komunikatora bardzo dobrze.
Zarządzanie projektami i komunikacja z klientem: Basecamp
To narzędzie jest naszym najnowszym odkryciem, ale jesteśmy pewni, że szybko nie będziemy chcieli się z nim rozstawać. Służy do zarządzania projektami i komunikacji z klientem. Oba te aspekty są dla nas równie ważne. Basecamp bardzo pomaga też w porządkowaniu naszych wewnętrznych zadań – zarówno indywidualnie, jaki i dla całego zespołu.
Na Basecampie można tworzyć zespoły lub projekty. Zespoły są dla osób z firmy, projekty tworzymy w sytuacji kiedy chcemy dodać do nich klientów. Co nas bardzo zaskoczyło, to fakt, że większość klientów pozytywnie odbiera pracę na Basecampie – twierdzą, że uczą się czegoś nowego i poznają ciekawe rozwiązanie.
Przy tworzeniu projektów Basecamp pozwala nam wybrać, z jakich elementów chcemy skorzystać. Możemy także zdecydować, które z tych elementów widzi klient, a które pozostają wyłącznie do wglądu naszego zespołu. Dzięki temu w łatwy sposób prowadzimy klienta przez proces akceptacji i otrzymujemy informacje zwrotne, a jednocześnie możemy swobodnie pracować.
Jedynym utrudnieniem dla niektórych może być ograniczona dostępność językowa – narzędzie nie ma polskiej wersji językowej. Jednak w dużej mierze Basecampa można dostosowywać do własnych potrzeb i poza podstawowymi funkcjonalnościami, przetłumaczyć częściowo na język polski, np. nadając odpowiednie nazwy “kafelkom”.
W czym pomaga nam Basecamp?
Pozwala na podzielenie projektów na konkretne zadania i wspiera w utrzymaniu przejrzystości naszych działań i dobrego tempa pracy.
Pomaga w przydzielaniu zadań członkom naszego zespołu i planowaniu pracy oraz zachowaniu porządku. Zwłaszcza, gdy projekt jest kompleksowy i stale powstają w nim nowe zadania, pliki, treści.
Szczególnie cenimy Basecamp za to, że pozwala nam na pracę i kontakt z klientem w jednym miejscu. Dzięki temu skróciliśmy czas komunikacji z klientem. Koniec z przeklikiwaniem się przez kolejne maile i minutami straconymi na przeszukiwanie skrzynki odbiorczej z powodu jednego załącznika. W Basecampie wszystko mamy w jednym miejscu, na dodatek podzielone projektowo i zadaniowo. Basecamp daje nam też dużo pamięci do dyspozycji, aż 500 GB. Czy kiedyś to wykorzystamy? Jest taka szansa.
Z czego składa się Basecamp i jakie daje możliwości?
Message Board = Ważne wiadomości. Zwykle publikujemy tam ważne, zbiorcze wiadomości na dany temat, oczekując akceptacji bądź informacji zwrotnej.
Campfire = Chat – tutaj mają miejsce szybkie konsultacje i wymiana informacji. Chat widzą wszyscy, którzy są dodani do danego projektu. Korzystając ze znaku @ można wymieniać w chacie konkretną osobę, której przyjdzie powiadomienie, że ktoś wywołał ją w chacie.
To-dos = czyli lista zadań! Zbawienna w projektach. Można tworzyć kilka list zadań dla danego wątku, a później delegować pojedyncze zadania poszczególnym osobom, wyznaczając także czas realizacji lub deadline. Każde zadanie można komentować. Rekordowa liczba komentarzy pod jednym zadaniem u nas to chyba 77.
Docs & files = Dokumenty – tutaj wrzucamy to, co w projekcie udaje nam się wypracować, abyśmy mieli szybki dostęp do efektów naszych prac: grafik, zakresu współpracy.
Schedule = kalendarz, w którym automatycznie zapisują się terminy na przykład z To-do listy.
Automatic Check-ins = przypomnienia – przydają się w przypadku realizacji regularnych zadań, o których trzeba pamiętać zawsze w tym samym czasie, np. Co miesiąc lub co tydzień.
Basecamp umożliwia także śledzenie historii danego projektu. Wszystko pojawia się na osi czasu u dołu danego projektu. Korzystamy z wersji płatnej narzędzia.
Przechowywanie i współtworzenie plików – Dysk Google
Dysk Google to raczej już żadna nowość. Okazuje się jednak, że część klientów odkrywa moc tego narzędzia dopiero we współpracy z nami. My sami korzystamy z niego na co dzień, bo ułatwia nam wspólną pracę nad plikami czy dostęp do plików.
Nie będziemy się tutaj rozpisywać na temat ogólnych zalet chmury (dostępność na różnych urządzeniach, możliwość udostępniania plików w każdym momencie itd.), bo to raczej oczywiste.
Za to zwracamy Waszą uwagę na to, że kiedy całym zespołem pracujemy zdalnie, to bardzo dobrze jest mieć dostęp do dokumentów i plików, które możemy na bieżąco edytować. Współtworzenie pliku tekstowego jest znacznie łatwiejsze, kiedy widać co się w nim zmienia.
Bardzo ważnym aspektem jest brak konieczności przesyłania plików, czyli zaśmiecania sobie komputera kilkoma wersjami jednego dokumentu, czy też niepotrzebnego ograniczania pamięci na dysku komputera czy w programie pocztowym.
Kiedy potrzebne jest przesłanie dużej liczby plików lub plików graficznych, które z reguły są po prostu ciężkie – także nie musimy przesyłać tego między sobą tracąc niepotrzebnie czas, pamięć i pamięć na dysku. Przesyłamy sobie tylko link do danego folderu czy pliku.
Co więcej, w plikach na dysku łatwo jest komentować i dodawać swoje sugestie. To pomaga nam szczególnie w pracy nad treściami dla naszych klientów, czy też umowami, ale także wtedy, gdy nasi pracownicy przygotowują bazy danych. Łatwo także wrócić do historii zmian i prześledzić, co działo się w pliku.
Komunikacja z klientem: Hangouts
Jest wiele narzędzi do organizowania tzw. calli, np. wyżej wspomniany Slack. Jednak co jeśli na Slacku nie ma naszych klientów (bo nie ma), albo specjalistów, z którymi organizujemy “Randki z ekspertem”? Wtedy do gry wkracza Hangouts, czyli kolejne narzędzie Gmaila. Czy niezawodne? Tego nie wiem, ale z pewnością dobre i sprawdzone.
Tutaj do rozmowy możemy zaprosić każdego, kto ma konto na Gmail. Hangouts znosi także dużą liczbę członków rozmowy. Czasem jednak warto wyłączyć kamerki, by poprawić jakość połączenia. Hangouts umożliwia również współdzielenie ekranu i pisanie na czacie w trakcie rozmowy.
Link do rozmowy generuje się automatycznie, gdy tworzymy wydarzenie w kalendarzu Google. Możemy go też stworzyć sami, wchodząc w aplikację i klikając “Video call”, a później zaprosić osoby mailowo lub po prostu wysłać im link do rozmowy.
Zarządzanie czasem pracy: kalendarz Google
Proste, ale bardzo przydatne narzędzie!
W kalendarzu “Urlopy” zapisujemy z wyprzedzeniem informacje o tym, kiedy mamy dzień wolny. Staramy się też na bieżąco rozpisywać zadania na dany dzień – to świetne uzupełnienie dla Basecampa.
Jakie to daje korzyści?
Przejrzystość – wiemy jakie zadanie wykonuje dana osoba (zwłaszcza gdy są to czasochłonne, długotrwałe zadania). Możemy też wpisywać kiedy mamy szkolenia, prelekcje czy warsztaty i każdy wie kiedy ktoś może być mniej dostępny.
Kalendarz, oczywiście, pomaga też pamięci, która bywa zawodna – od razu wpisujemy spotkania, rozmowy, wyjazdy czy inne ważne wydarzenia.
Bieżąca komunikacja z klientami i partnerami: mail
Oczywista oczywistość, ale nie sposób o niej nie wspomnieć. W tym wszystkim bardzo ważną rolę odgrywa również komunikacja mailowa.. Tutaj przychodzą do nas wszelkie zapytania dotyczące naszych usług, piszą kandydaci do pracy, inne organizacje. Tutaj też odbywa się cała komunikacja w sprawach “ważnych”. Przesyłanie umów, wniosków, ofert.
Bez maila ani rusz!
Dbamy jednak o to, by komunikację na mailu także porządkować. Zdarzają nam się klienci, którzy o każdej możliwej sprawie piszą w osobnym wątku. My staramy się porządkować komunikację tak, by tytuł mówił o treści całego maila, a przesyłane informacje były możliwie skondensowane.
W mojej opinii – im mniej narzędzi do pracy zdalnej, tym lepiej. Trzeba szukać takich rozwiązań, które pomogą nam usprawnić procesy i przyspieszyć komunikację, a jednocześnie nie będą zakłócać wykonywania zadań. Chodzi o to, by sama organizacja pracy była jak najmniej czasochłonna. Duża liczba narzędzi powoduje niepotrzebne rozproszenie. Tym samym polecamy nasz sprawdzony zestaw.
